社員証が見つからない!紛失した時の対応方法や再発防止策など

社員証が見つからない!紛失した時の対応方法や再発防止策など

「どうしよう、社員証がない・・・」

かなりまずいシチュエーションですよね。

しかも、セキュリティールームに入る許可証もない!

あちこち探したけれど、やっぱり社員証が見当たらない。

そんな時、次に考えるのは「会社でどんな処分を受けるんだろうか?」ということではないでしょうか?

始末書?
それとも・・・クビ???

そこで今回は、社員証が見つからない時に「どのような対処をするのが正解か?」を解説します。

それから、ひとしきり対応が済んだ後に必要な“再発を防止する方法”も頭に入れておきましょう。

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社員証が見つからない!紛失した時の対応方法や再発防止策など

社員証を無くした時の対応方法


上長に社員証を紛失してしまったことを連絡する

社員証を失くしたら、直属の上司や人事部や総務部など“連絡がつく人”に速やかに報告してください。

会社に人がいない時間帯の場合は、上長の会社のケータイや個人のケータイに電話をしましょう。メールやLINEは気づかない可能性も高く、対応が軽いと思われるので避けて。

他に一緒になくしたものも含めて報告

他に紛失したものがあれば、合わせて報告しましょう。セキュリティールーム用のカードの場合は「無効化」する手続きを上長に頼まなくてはなりませんし、社員証=入館許可証となっている場合は、カードを「無効化」しないと不審者の侵入リスクも。

謝罪も忘れずに

連絡を入れる時に事実を淡々と伝えるのではなく、きちんと謝罪してください。
「社員証を紛失した」ということは、会社がセキュリティ面で危険な状態に晒されるということ。

それに、カードの無効化や再発行の手続きも全自動でできるものではありませんよね。色んな人に迷惑がかかるので気まずくても謝罪とお礼はしっかりしましょう。

報告が遅くなると最悪の場合、懲戒対象になる

会社の規則などにもよりますが、紛失を隠そうとして報告が遅れると「懲戒対象」となる可能性もあります。

また、あなたの社員証を利用して不審者が入り、盗難などの被害が生じたり、個人情報が盗まれるなど会社に損害が出たら「解雇」だけでなく「賠償請求」をされることもあるので、嘘をついたり隠したりしている時間は一瞬もありません。

 

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思い当たる場所を洗い出し、全部探す


思い当たる場所を洗い出し、全部探す
社員証をなくしたと思っていた人も、後になってひょっこり出てくることがあります。

上長に電話をかけた後で構わないので、もう一度だけ思い当たる場所を洗い出し全部探してみましょう。

自宅で紛失した場合

カバンの中をもう一度チェックして、玄関から家の中をくまなく探してみてください。まずはしゃがんで床に近いところを探し、その後は立ち上がって歩きながら探してみましょう。目線の高さが変わると見つかることもあります。台や机の上もチェックして。

通勤中に無くした場合

電車の乗車・降車駅に連絡を入れ、社員証が落ちていなかったかを聞いてみましょう。落し物で届いている可能性があります。それでもなければ、最寄り駅まで通勤のルートをもう一度歩きながら探すと見つかることも。

営業回り中に無くした場合

営業先に再度出向いて、入り口や駐車場などを探してみてください。見つからなければ、営業先に落し物がないか聞いてみるといいでしょう。

プライベートで無くした場合

飲み会がある時に無くす人が多いようです。居酒屋やカラオケなど、行ったお店、タクシー会社などに電話をして落し物がなかったか確認してください。

 

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社員証を無くした時の始末書の書き方やポイント


社員証を無くした時の始末書の書き方やポイント
始末書の書き方は会社によってはフォーマットがあることも。

シンプルに簡潔にお詫びの気持ちを伝えるのがポイントです。

シンプルな始末書のフォーマット例

社員証紛失届
年 月 日

所属
氏名

このたび、以下の事由により、社員証を紛失いたしましたので、ここにお届けいたします。

今回の紛失につきまして、会社に多大なるご迷惑をお掛けしたことを深く反省し、お詫び申し上げますとともに、社員証の再発行をお願いいたします。

・紛失物 :社員証
・紛失事由 : のため
・添付書類 :証明書再発行届 通
・備考 :◯月△日 警察に紛失届を提出済み以上

 

警察への紛失届は?


警察に届けるかどうかは会社によって違うので、連絡を入れた時に聞いてみてください。警察にも伝える場合は「紛失届(遺失物届)」を提出します。

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事情を説明して連絡先を記入し見つかったら連絡がきますが、自力で見つけられた場合は「紛失届」の取り下げを行います。

 

もう二度と社員証を無くさないための対策は?


もう二度と社員証を無くさないための対策は?

会社とプライベートのカバンは分ける

会社のカバンを普段使いしていて、出先や旅行先で「社員証」を紛失する人も。不要な出し入れをしないで済むように、それぞれ準備した方がいいでしょう。

社員証の定位置を決める

カバンの内ポケットなど、社員証をいつも入れておく場所を決めましょう。ハンカチや定期券、鍵など使用頻度の高いものは別のポケットに収納してください。

ネックストラップや便利グッズを活用

社員証を首からかけておくネックストラップ。まだ使ったことがなければ活用してみてください。カードが滑り落ちないようにクリップで留めたり、ストラップを2重にしておくのも◎
スマホで無くした物を探せる『MAMORIO』という落し物追跡タグも人気です!

日頃から良い行いをしておく

落し物を見つけたら警察に届けるなど、日頃から人助けをしておきましょう。そうすることで、何か落とした時に戻ってくることが実体験では多かったように感じます。また、会社の業務用ケータイを落としたという知人も日頃の行いが良かったのか「ケータイが警察に届いていて、無事に手元に戻ってきた!」と言っていました。

 

社員証を無くした人の体験談


入社3年目の女性

不動産会社で働く入社3年目の女性。「ノー残業デー」で少し早く家に帰った日の夜、社員証の紛失に気づきました。

「せっかく仕事も色々と任せてもらっている」「こんなことで怒られるのは嫌だし、隠しておきたい・・・」という気持ちはありましたが、社員証そのものが入り口の通過ゲートのセキュリティカードとしての機能がついてるものだったので、不法侵入のリスクなども考え、急いで上長に電話しました。

結局、次の日に会社で見つかったのですが、すぐに上長に報告しておいたので、事が大きくならずに済み、社員証が見つかった時はみんな「良かったね」と一緒に喜んでくれたので隠さなくて本当に良かったです。

40代女性社員

私ではなく入社して3ヶ月の部下が社員証をなくしました。いつものように部下の運転で営業する会社を開拓していたのですが、お昼休憩の時に部下の様子が少し変だと気づきます。「どうしたの?」と聞いたら、「社員証をなくしてしまった」と告げられました。ランチしたお店、車の中など見て回ったのですが、営業周りをした会社の駐車場に落ちていました。落ちにくいケースを使うようにアドバイスしましたが、見つかって安心しました。

 

今日のまとめ

社員証が見つからない!紛失した時の対応方法や再発防止策など

社員証が見つからない
社員証は意外と無くす人が多いので、明日は我が身と思って対策をしっかりとしておきましょうね!

社員証を無くしても「始末書」を書いたり「再発行手数料」を支払うくらいで、よっぽどのことがない限りはクビにはなりません。

でも、すぐに連絡をしなかったり、事実を隠そうとしたり嘘をつくと「懲戒免職」になることもあります。

上長に怒られることよりも怖いのは、黙っている間に不法侵入などの事件が起きることです。それこそ大問題になります!

明らかに自分のミスなので言いにくいことではありますが、悪いことほど1分1秒でも早く会社(上長)へ連絡することが大事です。

そうすれば適切なアドバイスがもらえますし、きちんと話すことで気持ちも落ち着きます。

社員証の再発行の際は、上長や関係部署の人たちに“多大なる迷惑”をお掛けすることになるので、謝罪とお礼も忘れずに。

 

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◉ 社員証を無くした時の対応方法
・上長に社員証を紛失してしまったことを連絡する
・他に一緒になくしたものも含めて報告
・謝罪も忘れずに
・報告が遅くなると最悪の場合、懲戒対象になる

◉ 思い当たる場所を洗い出し、全部探す
・自宅で紛失した場合
・通勤中に無くした場合
・営業回り中に無くした場合
・プライベートで無くした場合

◉ 社員証を無くした時の始末書の書き方やポイント
・会社によってはフォーマットがあることも

◉ 警察への紛失届は?
・警察に届けるかどうかは会社によって違うので、連絡を入れた時に聞いてみて

◉ もう二度と社員証を無くさないための対策は?
・会社とプライベートのカバンは分ける
・社員証の定位置を決める
・ネックストラップや便利グッズを活用
・日頃から良い行いをしておく

◉ 社員証を無くした人の体験談
・入社3年目の女性
・40代女性社員

 

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