『あ〜あ、仕切りの上手い人が進行役だったらなぁ』とか、いつまで経っても終わらない会議や打ち合わせにイライラすることありますよね？

話が堂々めぐりしたり、論点がずれたり、ストレスが溜まることこの上ないです。

実は、ストレスなく会議を進めるには仕切り方に問題がある場合が多いです。そこで今回は、会議の進行が上手くいく仕切り方を5つお伝えします。

具体的なコツに入る前に、なぜ会議が進まないのかを押さえておきましょう。そもそも会議の役割とは、「ものごとを決める」ことです。決まればすぐに会議は終わるのです。それなのに、決まらないまま堂々巡りするのはなぜでしょう。

それには「芋づる式」と「日和見」の2つのパターンがあります。

会議を上手く仕切る女性が自然と使っている「５つの進め方」

 

パターン1　「芋づる式」

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会社には大きな問題から小さな問題までたくさんの問題があります。

そのため、Aの問 題について話している最中に、Bの問題やCの問題が出てきて、それについて話している間にDの問題やEの問題が出てきて…ということが起こるのです。

これが、「芋づる式」パターン。

 

パターン2　「日和見」

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波風を立てたくないタイプの人が集まると、意見が割れたときに「……どうする?」と顔を見合わせる状態で止まってしまいます。

これが「日和見」パターンです。

この2つのパターンのどちらにハマったか見極められたら、会議はこっちのものです!

それでは、できる女の会議や打ち合わせの仕切り方をみていきましょう。

 

ホワイトボードを最大活用

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パターン１に挙げたように、どんどん話が脱線していく会議に効果的なのはホワイトボー ド。今、何が話し合われているのか? を見極めたら、「A社との取引で起きた問題につい て」などと、議題をホワイトボードに大きく書いてしまいましょう。

話が逸れているなと感じたら、さり気なくホワイトボードに目線を。これでおじさんたちの脱線を阻止する効果があります。

それでも話題が脱線しているなーと感じたら、話題の切れ目に「話を戻しませんか?○○についての話をしましょう」と、ホワイトボードに書いた会議の目的を皆に教えま しょう。

目的さえしっかりしていれば、話すことはそれほど多くはありません。

 

見極めて! お茶とお菓子の使い方

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長引きそうな会議のときは、お茶やお菓子を用意します。

特に、ヒートアップしそうなときに温かいお茶があると、みんながホッと一息ついて冷静 になります。揉めているタイミングでお茶出しをするのも、できる女の条件ですよ。

ただ、話がとんとんと進んでいる時にはお茶出しをしたりすると、文字通り「水を差す」 ことになりかねません。また、ダラダラしている会議でお茶やおいしいお菓子が出ると、 くつろいでしまって余計ダラダラすることに…。

タイミングはよ〜く見極めて。

見極め方としては、対立してにらみ合いが起きているなど、「喧嘩っぽいな」という雰囲
気。これはお茶やお菓子で和ませるタイミングです。

「今日のメンバーだと揉めそうだなぁ…」というときに、あらかじめお茶やお菓子のスタンバイをしておけるようになれば、上級者です。

 

時にはローラみたいに、あえてのKY!

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会議がパターン２の「日和見」パターンにハマったときは、どうしたら良いのでしょう?

おじさんたちが「うーん…」と唸ったまま黙り込んでしまったら、会議は動かせなくなってしまいますよね。

そんなときは「あえてのKY」の出番です。

ローラが「OK♪」と言ったとたん、周りの雰囲気ががらっと変わるのを知っていますよね。

KYには周囲の空気を打開する力があるのです。
だからこそ普通、KYは嫌われるのです が、ローラが嫌われないのは空気を「良い方向」に変えてしまうから。

膠着した会議の空気が好きな人はいません。だから、あなたのKY発言で良い方向に空気 を変えてしまいましょう!

もちろん、会議で「いい感じ♪」なんて言うわけにはいきませんが、会議がAとBで膠着してしまったなら、「Aでいいじゃないですか! その方が私は好きです☆」なんて、言いにくい意見でもずばっと言ってしまいましょう。

意見がそのまま通ることがなくても、打開策になることがあります。

 

 

議事録メモで会議の舵取りを

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重要な議題の場合は、「Bが解決しないと本来の議題Aが解決しない。Bを解決するためにはCの問題が…」など、問題が複雑に入り組んでいることが多いもの。

そんな場合は、会議をうまく舵取りしないと、みんな、何について話し合われているのか わからないまま、ダラダラと1や2の状態を続ける羽目に……。

そんな時のために役立つのが議事録。ノートを広げて、議事録をつけながら話をしましょう。

要点は二つ。(1)問題点は何か? (2)解決方法は何か?

この2つを軸に、会議で出た意見を書き込んでいくのです。するとこんな感じになります。

店舗リニューアルについて
□お客さまが少ないから店舗リニューアルしたい。どうしたらいい？
→デザイン一新すべき（山田）・・・でも予算足りない
→商品を一新したい（佐藤）・・・客離れが起きるのでは？
→制服を変えたい（鈴木）・・・どんなデザイン？

こんな風に書いていくと、山田さんの意見はまず無理ということがわかりますが、佐藤さんの意見は検討の余地があるとわかります。

「本当にお客さんが離れるのか」「新しいお客を呼び込めるのではないか」と、建設的な議論が可能ですよね。

また、鈴木さんの意見についても「どう変えたいのか」と鈴木さんに詳しく聞いてみることができますね。

みんなが漫然と話している内容をきちっと整理して、「佐藤さんの意見を検討してみましょうよ」など、議論を先に進めていくのができる女の仕切り方です!

 

一番上の人に、「決めてください!」と直撃!

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いくら整理しても、パターン２にはまり込んでもうどうしようもない…そんな時は、一番権力のある人がすぱっと決めるしか方法はありません。

でも、決定力のない人が一番上だと、その人がおろおろするばかりで決まらない……なんて、ありがちですね。

そんな時にはあなたから直撃!

「もう、決まらないので、○○部長、決めてください!!」ってすぱっと言ってしまうのです。みんな膠着状態に疲れてきていると、意外と「そうですね。○○部長に決めてもらえばOKです」と賛同が得られるものですよ。

 

今日のまとめ