仕事に優先順位をつけてる?できる女のタスク管理の仕方

仕事に優先順位をつけてる?できる女のタスク管理の仕方
日々の雑多な業務に追われ、仕事の意味を深く考えられないまま、マニュアル通りに業務をこなしてきました。いつも優先順位をつけるのができなくて、悲。気が付くと時間ばかり過ぎていて、納期に間に合わないこともしばしば。このまま要領の悪いアラサー女子になってしまったら・・・そんなあなたにだけ、厳選した6つのテクを教えちゃいます、仕事の優先順位のつけ方、コツ。

 

仕事に優先順位をつけてる?できる女のタスク管理の仕方

 

TODOリストを活用する


TODOリストを活用するのはデキる女の必須アイテム。TODOリストを作ることで、仕事の効率がグンとあがり、うっかり忘れてしまった!なんてことも防ぐことが出来ます。

まず、今日1日やらなければいけないことをリストアップします。

頭では分かっていることでも、目にすることで仕事内容や仕事量が良くわかります。そして、終わったものからリストアップされたものを線で消していく。

この消していく作業がなんともいえず快感です。そして最後にすべて消されたリストを見ると「終わった~!」と爽快な気分にしてくれます。

たまに上司が今日の仕事はあとどのくらい?いまどんな仕事をしているの?と聞いてくることはありませんか?

そんな時、このTODOリストを見せることで、上司からは部下の仕事内容がひと目で良く分かり、「なかなかやるな!」と思わせる材料のひとつにもなります。

 

仕事の納期をリストアップ


仕事には納期があるものと、「いずれやらなければならない仕事」があります。

特に「いずれやらなければいけない仕事」は日々の業務に流されて、後延ばしになりがち。しかも、そういう仕事に限って意外に重要だったり、仕事の効率が上げられるものかもしれません。

「いずれやらなければいけない仕事」は放っておくとすぐにたまりがちです。

ため込むと多くの時間を要することにもなります。

「いずれは、やらなくてはいけない仕事」ですので、そんな仕事にもちゃんと納期を付けて、優先順位を付ける事が大切です。

 

仕事内容によって順番を変える


仕事内容によって順番を変えることも大切です。

自分ひとりで出来る仕事と、相手のある仕事と2種類あります。

納期が後でも、相手があると当然時間がかかりますので、相手のある仕事を優先にすると良いでしょう。

自分ひとりでこなせる仕事にも、時間がかかるものと、かからないものがあります。その中でも、苦手なものから取りかかったり、アイデアが思いつかないと出来ない仕事など。その辺も考慮して優先順位を決めていきましょう。

 

 

依頼者も意識しよう


依頼者によって優先順位を変えることは、あまり良い事ではないのですが、依頼者にも優先度があります。納期に厳しい依頼者や、いつも協力的な依頼者など。

自分にとって大切な依頼者からの仕事を優先的に進めると良いでしょう。

大切な依頼者じゃなければ、納期が過ぎても大丈夫という訳ではありませんが、融通のきく依頼者だって中にはいますよね。

どうしてもという時は、そんな依頼者に甘えさせてもらって、納期を延ばさせてもらう相談をしてもいいでしょう。

 

時間に目標をたてる


この資料は○時までやろう。この仕事は30分で片付けようなど、時間に目標を立てると
集中して仕事を片付けようとします。

特に時間を決めないと、だらだらと時間に流されてしまいがち。

設定した時間内終わらなかった場合や、それより早く終わった仕事など、ひとつの仕事のかかる時間の目安になります。

時間内に終わらなかった場合は、次は○分以内に片付けよう。など、時間の目標設定ができ効率が上がります。

このくせを付けることで、仕事の優先順位を付ける基準にもなります。

 

付箋を活用する


ひとつの仕事に集中したいものの、仕事とは何かしら横やりが入ります。

せっかく今日1日のスケジュールを立てたのに・・・とがっくりすることも。そして、やらなければいけない仕事を「うっかり忘れてた」なんて経験はありませんか?

そこで、付箋を活用することで「追加された仕事」を明確にでき、「うっかりミス」を防ぐことが出来ます。

特に忘れてしまいそうな仕事は、付箋に書いて目に付くところに貼っておくとうっかり忘れてしまったなんてことを防げます。

たとえば、今日のTODOリストに追加された作業は付箋を貼るとで、ひと目で追加された作業だということが分かり、それによって優先順位を付ける基準にもなります。

もっと活用するなら付箋を色分けにすることです。

作業別に色分けにしたり、午前やる仕事と、午後やる仕事で色分けすると、ひと目で分かり効率があがります。

終わったものはどんどん捨てていくことが大切です。

 

今日のまとめ

仕事に優先順位をつけてる?できる女のタスク管理の仕方

いかがでしたか。タスク管理が出来るのと、出来ないのとでは作業効率に大きく影響を与えます。

ひとつの仕事に集中できる環境の人は少ないはず。大抵の人は複数の仕事を並行して進めていかなければなりません。自分の仕事をリストアップして、仕事に優先順位を付ける事で効率を上げることが出来ます。これで無駄な残業もなくなり、デートや家族と過ごす時間が増え、スキルアップや趣味、スポーツジムに通える時間もばっちりとれますよね。さぁ、要領の良い仕事ができる女性になれるようファイトです。

・ TODOリストを活用する
・ 仕事の納期をリストアップ
・ 仕事内容によって順番を変える
・ 依頼者も意識しよう
・ 時間に目標をたてる
・ 付箋を活用する