きょうは会社休みますって上司へメールで欠勤連絡してみた

きょうは会社休みますって上司へメールで欠勤連絡してみた
「きょうは会社休みます。」って欠勤連絡したら、上司が「見たよ、水曜ドラマでしょ?」って・・・単に体調不良で休みたいだけなのに…。

ところで、急な体調不良などで会社を欠勤しなければいけない時、みなさんはどのように欠勤連絡していますか?

水曜ドラマのタイトル通り「きょうは会社休みます。」と、ストレートに伝えてしまっては、「ドラマじゃあるまいし…」なんて上司に思われてしまうかも!?

では、会社を休みたいとき、どのように伝えればよいのでしょう。今回は、会社を休みたいときの欠勤連絡の仕方、伝えるべき内容、注意するポイントをお伝えします。

きょうは会社休みますって上司へメールで欠勤連絡してみた

 

本人による電話連絡がベスト


本人による電話連絡がベスト
「メールによる欠勤はアリなのか?」という議論をネット上などで見かけることがあります。
欠勤のメール連絡がルール化されている会社以外は、ほとんどの会社では「ナシ」でしょう。特に上司の年齢が上になればなるほど、「メールでの欠勤連絡は非常識」ととらえられることが多いようです。

同様に、どうしようもないほど重症な場合以外は、親などに連絡を頼むのも「ナシ」。親が連絡をするのは学生まで。社会人になってまで親に連絡を頼んでいると、「甘えている」と思われて、評価を落としかねません。

欠勤連絡は、電話で本人が行う、というのが基本です。

急な欠勤となれば、その日のあなたの仕事を他の人に割り振らなければいけませんから、始業時間前の、出来るだけ早い時間に直接上司につたえるようにしましょう。

上司が離席中や出勤前であれば、「体調が悪いので、今日はお休みをいただきたい」という伝言をお願いしたうえで、時間をおいて再度連絡するのがベストです。

伝言がうまく伝わらない恐れもありますし、急なお休みで迷惑をかけてしまうことへのお詫びを直接伝えることで、印象もグッと良くなります。具合が悪い中、何度も連絡するのは面倒ですが、同じ欠勤でも電話一本で印象が変わることもありますので、侮れないものですよよ。

上司への欠勤連絡が気まずいからと、仲の良い同僚に伝言をお願いしたりする人もいるようですが、それもマナー違反。「社会人としてどうなの?!」と思わているかもしれませんよ。

 

お伺いを立てる


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とても仕事に行ける状態ではない、休むことは確定!という状況であっても、「今日は会社を休みます」と一方的に言い切ってしまうのも考えもの。

出社できる状態ではなかったとしても「夕べから体調が悪く熱が出てしまって、申し訳ないのですが、病院に行きたいので今日はお休みさせていただけないでしょうか?」と、相手にお伺いを立てる話し方をすることで、同じ欠勤連絡でも印象はずいぶん良くなります。形式上はお伺いを立てるという形ですが、体調不良などのやむを得ない理由であれば、「ダメだ」と言われることはまずありません。

欠勤の理由は出来るだけ具体的に伝えるのがおススメ。たとえば具合が悪いときには、「体調不良」と大雑把な説明だけでなく、発熱や、嘔吐、下痢など具体的な症状を伝えます。たとえ嫌味な上司や厳しい上司でも、「それなら仕方がないな」と理解を示してくれる可能性が高くなります。「病院へ行きたいので」というフレーズをつなげるとさらに効果的です。

欠勤理由を曖昧に濁してしまうと、仮病やずる休みを疑われる恐れもありますので要注意ですよ。ただし、あまりにも説明がくどくなってしまうと逆に疑わしいですし、朝の忙しい時間帯ですと、聞いている方もイライラしてしまいます。具体的かつ簡潔に、がポイントです。相手の性格にもよりますが、「今朝から38℃の熱が出ていまして、病院に行きたいので今日はお休みさせていただけないでしょうか?」と、このくらいの説明が適当ではないでしょうか。

また、上司への欠勤連絡の際には「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」という一言を忘れずに。言葉だけでなく、きちんと気持ちも込めて伝えましょう。

体調不良であなたも辛いでしょうが、あなたの代わりにその日一日動いてくれる人がいること、迷惑をかけてしまうことは事実です。そのことに対するお詫びと感謝の気持ちは忘れないようにしたいものです。

 

 

フォローを忘れずに


フォローを忘れずに
欠勤連絡さえきちんとすればすべてOKというわけではありません。その後のフォローも重要です。

たとえば、体調が回復しなかったり、インフルエンザと診断された場合など、欠勤が長引くような場合には、出来るだけ早い段階で連絡を入れておくことが大切です。

また、欠勤明けの日のフォローもお忘れなく。

上司と一緒に仕事をしている同僚に、「急なお休みでご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。ありがとうございました。」と、一声かけることで、その後の仕事がスムーズになります。

特に、欠勤の間、自分の仕事を引き継いでくれた方へのお礼は忘れないようにしたいですね。

 

今日のまとめ

きょうは会社休みますって上司へメールで欠勤連絡してみた

いかがでしたか。体調不良や急なトラブルなど、自分自身が大変なときに会社に気を使いながら欠勤連絡するのも大変ですよね。実際「大変だね、大丈夫?」と、周りの人が気を使ってくれるケースも多いでしょう。

ですが、どんな理由であれ急な当日欠勤は、誰かにそのしわ寄せがいくものです。当の欠勤した本人が「私は具合悪くて大変なんだから」という態度では、上司や周囲の人達の心は離れてしまいます。職場の仲間への感謝とお詫びの気持ちを示すことが大切です。

・ 本人による電話連絡がベスト
・ お伺いを立てる
・ フォローを忘れずに