会議ばかりで仕事が捗らない!打合せが多くなる5つの理由

会議ばかりで仕事が捗らない!打合せが多くなる5つの理由
朝礼があって、課単位のミーティングと部内の定例ミーティングある。そうそう、本部全体の会議もある。

会議ってどんどん増えていく。全部ムダだ!とは思わないけど、自分に関係する話がなくて、あとは関係ないから内職してる人がほとんどです。

しかも、午後一の会議は寝ている人もいるでしょ!会議のおかげで仕事の生産性が落ちて残業になってしまうこともしばしば。それでいて、残業を減らすようになんて言われても・・・。それでもやり続ける意味あるの?

上司に聞いてみた、会議を行う理由をね。

会議ばかりで仕事が捗らない!打合せが多くなる5つの理由

 

情報を共有しておけば安心


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情報共有型の会議では、みんなで一緒に情報が共有できて、そして同時にみんなの反応がその場でわかるというから必要という声があります。

メールで充分じゃない?って思うような内容でも、上司からしてみたら、メールはいつ見るか分からない。会議を開催してみんなを集めれば手っ取り早く、すぐに意見が聞けるから必要と感じているようです。

情報共有なら、事前にメールを投げてもらって、そのうえで集まって情報共有し、意見があれば、事前にまとめられるので、会議をなくすとまでは言わないけれど、短時間で終わらせる「工夫」が出来るはず。

今はいろんなコミュニケーションツールがありますので、それを活用して極力会議時間を減らすことが大切です。

 

みんな集まって結論を出せば安心


みんな集まって結論を出せば安心
日本人は、みんなと一緒でなければ不安になってしまう特徴があります。ファッションにたとえると、ブーツが流行ればみんなブーツを履き、ミニスカートが流行ればみんなそれを着る。

ひとりじゃ不安だけど、周りのみんなが同じなら安心できるなんてことは、会社の偉い人たちも同じこと。

みんなで集まり一緒に結論を出せば安心なんです。なにも全員集まらなくても、必要最低限の人員だけ集まって決めても良いことも、わざわざみんな集めて、一緒に結論を出せば安心ということなんですね。

 

顔を合わせることが大事


顔を合わせることが大事
会議を開催したがる上司のほとんどは口をそろえて、みんなで顔を合わせることが大切と言います。顔を合わせて話し合うことで、コミュニケーションが取れる、面と向かって話す重要性をいいます。

確かに普段の業務に追われていると、上司と面と向かって話すことが頻繁にある人と、ぜんぜん無い人との差はあります。ですから、そんな時、みんなと上司が顔を合わせて話し合う機会があることはとても重要だと思っているようです。

上司は、部下が何をしているかを把握したいから、部下たちの意見を聞きたいと思っているからで、この会議がなくなると部下たちの状況把握が出来ないから不安になるのです。

普段からコミュニケーションが取れていれば、必要に応じて開催すればいいと思うのですが・・・。毎朝朝礼をして報告会をしている部署だってあるはずです。毎日朝礼していれば、そこで充分把握できるんじゃない?と思ってしまいます。

さらに、毎日なのに上司のなが~い話を毎日聞かされているのに・・・。

 

 

会議をしないと不安


会議をしないと不安
長年、会議漬けの毎日を送ってきた上司たちにとって、会議をしないと不安を感じてしまうようです。会議を行って顔を合わせて情報交換をしておけば安心という訳です。

部内の定例ミーティングだって、特に議題がなくても「とりあえず開催」なんてしなくても良いのに、やらないと不安になってしまう。特に議題が無かったはずなのに、予定時間より長い会議になることもしばしば・・・。

実は上司、普段部下と話す機会が無いから淋しいのかな・・・!?と感じてしまうことも。

もっと部下たちを信頼してくれればいいのに。信用されていないのかな?と思ってしまいます。じゃあ、普段からもっと上司へ話しかけていれば、上司の不安は解消され会議時間が短縮されるのでしょうか!?

 

結局、会議が仕事


結局、会議が仕事
あの上司から会議を取ったら何の業務があるんだろう・・・?と思わず思ってしまうほど会議ばかりやっているお偉いさんたち。この人たちから会議を取ったらいったい何が残るんだろう?と疑ってしまうほど会議数も多く、しかも終了予定時間になっても延々と続く。

会議は必要だけど、会議数や会議時間が長ければ生産性は上がるのか?はたして謎です。会議がなくなると困る上司は意外にも多いのかもしれませんね。

 

今日のまとめ

会議ばかりで仕事が捗らない!打合せが多くなる5つの理由

いかがでしたか。最近は会議をなくす。通常の会議は30分~1時間以内。1時間以上の会議は事前に情報発信をし、予定時間を延長するような会議は禁止。と会議に関して厳しい規制が引かれている企業が増えて来ています。

昔から会議が多く、あたり前のように、終了予定時間を延長する会議が出来る企業は少なくなってきているのかもしれませんね。

近年は、グローバル化が進んできており、会議からは利益は生まれないという意識が高まってきています。ですが、すぐに会議がなくなることは難しいので、短時間で済ませられるようにせっかくの会議で「意見」として発信してみて良いかもしれません。

・ 情報を共有しておけば安心
・ みんな集まって結論を出せば安心
・ 顔を合わせることが大事
・ 会議をしないと不安
・ 結局、会議が仕事