会議を上手く進めるために私がこっそりと試している5つのこと

会議を上手く進めるために私がこっそりと試している5つのこと
会議や打合せが上手く進まなくて、イライラしてストレスがたまってるんじゃない?

もしかして、自分が意見を言ったら・・・という風に周りを気にしてる?

会議進行が下手で・・・とか、そんな思い込みで会議や打合せが苦手になっているのかもしれませんね。

「じゃ、会議を上手く仕切っていくためにはいったい何をどうしたらいいの?」というわけで、聞いてきましたよ、仕事のできる女性社員へ。どうやら会議や打合せの“仕切り方”にはある秘密が・・・。

今回はその仕切り方を5つご紹介します。

会議を上手く進めるために私がこっそりと試している5つのこと

 

実は会議前に決まっている!?


実は会議前に決まっている!?
会議に貢献したいと思っているなら、その為には、まず会議中は良い推進役でなくてはいけません。

推進役に必要な能力は、リーダーシップ能力とコミュニケーション能力の2つです。貴方がマネージャーなどであれば別ですが、そうでない場合、推進役として空回りしない為にも事前にマネージャーと話し合っておきましょう。

マネージャーに確認しておくべき内容は、この会議が「連絡・指示」を重視したものなのか「アイデア創造・問題解決」を重視した会議なのか、です。

次に、会議の目的は勿論のことですが、マネージャーとしての意図なども確認しておくこと。これをやらずに、推進役をかってでると、マネージャーは、自分の意図に合わせるように会議を修正しなくてはいけなくなり、あまりにも度が過ぎてしまうともしかしたら、あなたのことを“疎ましく”思うかもしれませんよ。

また、会議がどの様に進んでいくかを事前に知ることができるので、自分の意見を事前に準備や整理しておけるというメリットもあります。さらに、会議に余裕を持って入ることができる様になるわけです。

マネージャーと事前に話しをしていますので、マネージャーは“ここぞ”という時にあなたに意見を求めてくるでしょう。

必然的に会議のキーマンに発言を求められるようになりますから、「仕事ができる女だね」っていう感じで、あなたに対する周りからの評価もあがることが期待できますよね。

 

会議の終了(ゴール)を明確に


ダラダラと実のない会議になってしまう一番の要因は、目的やゴールを決めないまま、いつの間にか会議が始まってしまうことにあります。

会議に参加する方が、温度差をそれぞれが抱えたまま会議に臨んでしまうので、上手く進んでいかないからです。

まずは参加する方々が、その気に(会議をやるぞという認識を持たせる)なってくれるような働きかけを行わなければいけません。その為にも、会議や打合せを始める前に、この会議のゴールを整理しておいて、全員で認識していくことが重要です。

進行役であるあなたは、「今日の会議(打合せ)のゴールは、チーム間の状況を皆で共有することです。」とズバリ、ゴールを言ってあげましょう。しかし、参加している立場であれば、「今日の会議(打合せ)のゴールを決めておきませんか?」と提案して、ゴール選定に導いて行くのも一つの手です。

ゴールの設定については、会議や打ち合わせが終わった後に、どの様な状態になっていれば良いのか。を考えてみると選定しやすいかもしれませんね。

 

会議の進行役に徹する


もし、あなたが会議の進行役になって会議を仕切らなくてはいけなくなった場合は、会議の進行役になった事を全員に伝えてから会議を始めるようにしましょう。

会議の進行役は、話が脱線してしまった発言者には「すみませんが、○○に絞って意見をお願いできますか」とか、
前置きが長かったり、要領の得ない発言者に対しては「ご発言中ですが要約させていただきますと○○と言うことで宜しいですか?」など発言者の話を制したり、修正したりする事が、会議をスムーズに進行させるうえで重要になってきます。

上手く仕切れない方は、この様に人の話を制したり修正したりすると、相手から反感をかうのではないか?と、遠慮してしまうかもしれませんが、あなたを進行役と全員が知っていると、「仕事なのだから・・・。」と意外に割切ってもらえるものです。

会議

また、進行役には時間管理も重要な役割の一つです。

会議全体の時間を目安に意見を出す時間。

意見を基にディスカッションする時間。

意見を集約して結論を導き出す時間。

などそれぞれの時間配分を予め頭に入れておいて、会議の仕切りを行いましょう。

 

 

「聞いてる」というリアクションを相手に返す


仕切りの上手い方の共通点として、「相手の話を聞いている」という反応(リアクション)がとても“豊富”である。というポイントが挙げられます。

例えば、相手の話にあわせて頷いていたり(頷きも、通常・感心した・同意する。など種類が豊富で使い分けている。)、熱心にメモを取ったり、無表情やノーリアクションの時が全くありません。

人は、相手が自分の話を聞いてるのか・聞いてないのか、分からないような無表情・ノーリアクションの状態では、話すのが嫌になってしまったり、間違った事を言っているのではないか。と不安になってしまうものです。

「しっかり聞いているよ。」というサインを相手が返してくれると、緊張感や不安な気持ちも和らいで、発言者は“乗ってきます“。

聴いてるよ

アイデアの創造・問題解決など出席者が意見を出し合わなければ進まない会議や打合せには意見を出し合える雰囲気は、非常に重要です。

その雰囲気は「聞いているよ」というリアクションから成り立っているという事を覚えておきましょうね。

 

会議その後フォロー


会議その後フォロー
特に、アイデア創造・問題解決型の会議・打合せの場合、参加者が自由に本音で話合いが出来るような“場”を作ることが求められます。

その為には、「誰が意見を言ったか」ではなく、「何を(意見として)言ったか」を重視する会議の雰囲気。

言い換えると、日頃の会社の上下関係に左右されないコミュニケーションの場が会議ということになります。

でも、通常の業務は、この会社組織(上下関係)によって仕事は運営されていきますよね。

会議と通常の業務の間に違和感が生じてしまっては、なにかと仕事に影響があるかもしれません。ですから、会議が終了した際には通常業務に戻る前に、立場が上の人と意見を戦わせたり、進行役として意見を要約したり、中断したり、促したりした後は、フォローを忘れないようにしましょう。

フォローといっても身構える必要はありません。

「会議中では失礼致しました。」というお詫びの一言だけでも違ってきます。また、意見を中断した場合などは、改めてお話を聞かせて頂く時間を作ってもらうのも方法の一つでしょう。

このフォローが、人間関係をスムーズにするキーポイントとなります。

 

今日のまとめ

会議を上手く進めるために私がこっそりと試している5つのこと

いかがでしたか。仕事のできる女性社員の会議における仕切り方。是非、参考にして取組んでみて下さいね!

・実は会議前に決まっている!?
・会議の終了(ゴール)を明確にする
・進行役に徹する
・「聞いてる」リアクションを相手に返す
・会議とその後フォロー