会社人間の私が残業せずに定時ダッシュできるよう工夫している事

会社人間の私が残業せずに定時ダッシュできるよう工夫している事
職場での飲み会の機会も増えてくる今日このごろ。

会社の忘年会に仕事で参加できなくてもショックは受けないけど、クリスマスイブの夜に仕事で彼氏とのデートをドタキャンするハメになったら、やばいよね?

そんなことにならないよう、今回は残業せずに定時ダッシュできる仕事の進め方をお伝えします。

今からTo Do Listで進捗管理を徹底しておきましょうね。

会社人間の私が残業せずに定時ダッシュできるよう工夫している事

 

定時ダッシュできる女はいつだって机上がキレイ


定時ダッシュできる女はいつだって机上がキレイ
仕事がデキるかデキないかは、その人のデスクを見れば一目瞭然でわかると言われています。普通、仕事が出来る人は机も整理整頓されていますが、ごく稀に、仕事が出来るのに書類がたくさん机に置かれている同僚や上司をオフィスで見かけることはありませんか?

あれは単純明快で、仕事ができるからその人に仕事が回ってくる=その人が外出や打ち合わせ等で席を外す時間が長くなると自動的に乱雑な机が出来上がるワケなんです。

でも、その人が戻って来てしばらくすると、確かに書類はたくさんあるのだけれど、パッと見た感じルール分けされて書類が置かれているよう。そう、デキる人は仕事の進め方や書類整理にある程度のルールを設けて、それに基づいて仕事を進めていたのです。

例えば、とあるデキる上司を例にすると、その書類を「未分類」「本日中」「今週中」「処理後」の4つに大きくカテゴリ分けをしています。どうやら、先ほどから乱雑にスタッフが書類を置いていた場所、実は「未分類」と呼ばれるエリアで上司はまずこの書類を手にとっては本日or今週と優先度にわけて作業を振り分けをしていました。

その後、本日中のものから作業にとりかかるわけですが、なんとここでも一工夫。一つの仕事が終わっても席を立たずに一旦処理後のフォルダに放り込みます。そして、ある程度処理後の書類がまとまってくると一気にファイリングやデータ化などの作業を行います。こうすることで処理後の作業を一括して行えるので時間短縮に繋がるばかりか、本当にその日にやらなければいけない仕事から片付けていくことができるわけです。

 

定時ダッシュできるかどうかはポストイットの使い方で決まる!?


定時ダッシュできるかどうかはポストイットの使い方で決まる!?
あなたのオフィスにはクリアファイルはたくさん用意されていますか?

実は備品難民(オフィスの備品が足らずになくなく自分たちで用意している人たち)がじわじわと増えつつあるという情報が入ってきています。中でもクリアファイルは持ち運びに便利なので意外となくなりがちであったりしますが、書類整理には無くてはならない存在であったりします。

さて、そんなクリアファイルがないけれど、たくさんある書類を管理したい!という場合に使える整理術をご紹介します。これはオフィスの中であまりがちである「ダブルクリップ(黒い留め金の多めの書類を挟み込めるクリップ)2個」と「ポストイット」、それに「不要な紙(もちろん機密情報が書かれていない)」この3点で即席の書類整理ができるんです。

作り方はほんとうに簡単で、不要な紙の裏側にプロジェクト名は書類のカテゴリ名を赤ペンで書き、あとは小カテゴリをポストイットで目印をつけつつ最後にだぶるクリップでまとめて留めれば簡単な整理済の冊子が出来上がります。

1枚ずつ収納クリアファイルだと書類がかさばってスペース確保が大変、バインダーだと見返す時に更に大変・・・といった状況にとっておきの書類整理方法です。

 

 

定時ダッシュできる女の袖机の引出しの使い方


定時ダッシュできる女の袖机の引出しの使い方
キャビネットの効率化まで思いつく人は意外と少ないのかも知れません。実はこのキャビネットも使い方次第でとっても便利に仕事を進めることが出来るんですよ。

今回は例として3段のキャビネットで一番したが大きめの書類が入る、比較的ポピュラーなタイプを元に紹介します。

先ほど机の上の書類整理で優先度に分けて作業をこなしていく方法を紹介しましたが、これの応用編で、机のキャビネットも同様に使う頻度にあわせてカテゴライズします。

具体的にいうと文房具やポストイットや印鑑など、毎日頻繁に使うアイテムは一番上の段に収納します。さらにベストは、引き出しの中にもカゴやトレーで更にカテゴリを区切ってしまうとエリアが分かりやすくなり、スムーズに必要なものを取り出すことができます。

2段目には週に数回程度使うアイテムを収納します。具体的には、常備薬やブランケット、電卓など、毎日は使わないアイテムを置いておくと便利です。

またついつい手を伸ばしがちなお菓子もこの引き出しの奥の方に置いておくとダイエット効果もあるかも?

最後に1番下の大きな引き出しには月に1回程度使う書類等をを整理します。机の上に使わない書類がいつまでも置いてあるのは集中力やモチベーションをそいでしまう原因になってしまうかも知れません。あまり使わないと判断した書類はキャビネットに保管しましょう。

 

今日のまとめ

会社人間の私が残業せずに定時ダッシュできるよう工夫している事

以上、クリスマス前の限られた時間の中での仕事の進め方についてお伝えしました。

優先度とカテゴリ分けがスピード感をもって業務に取り組むためのポイントです。

ぜひ、仕事もプライベートもデキる女でこの冬の一大イベントを迎えましょう(文:cocoam)

・ 定時ダッシュできる女はいつだって机上がキレイ
・ 定時ダッシュできるかどうかはポストイットの使い方で決まる!?
・ 定時ダッシュできる女の袖机の引出しの使い方