メールだけで大丈夫?いきなり会社を休むときの理由の伝え方

メールだけで大丈夫?いきなり会社を休むときの理由の伝え方
会社に行きたくない時はもちろん、 急用でいきなり会社を休まなければならない時もありますよね。 個人の事情や家族の都合、そして本人の体調不良など、会社を休む理由は人それぞれ。

上司だからといって、あなたの体調や家庭事情を理解してくれるとは限りません。

上司に対して、仕事を休む旨を伝える方法や連絡の仕方を間違えると、 上司の気分を害して「ずる休み」だな、などと捉えられてしまったりして あなたの評価を落としてしまいかねません。

では、いったいどうすれば上司の評価を落とさずにすむのか。 会社を休むときの連絡の仕方のポイントについて考えてみましょう。

メールだけで大丈夫?いきなり会社を休むときの理由の伝え方

 

急な体調不良なら上司へ電話連絡を


急な体調不良なら上司へ電話連絡を
風邪や腹痛、インフルエンザなど、急な体調不良は誰にでも起こりうることです。事前に休暇申請しておくこともできませんから、当日の朝連絡することになります。会社で特別なルールがない限り、メールでの連絡ではなく電話で連絡するのが良いでしょう。

メールでの連絡は賛否両論で、人によっては「非常識」「マナー違反」と思われてしまう可能性もありますので、電話連絡の方が無難です。

始業前の上司が出社しているであろう時間帯に電話をかけるのが良いでしょう。上司が離席中の場合は、一旦伝言を頼み、時間をおいて再度電話をするのが望ましいですね。

「昨夜から体調が悪く、出勤できそうにありません。病院へ行きますので本日はお休みさせて下さい。ご迷惑おかけして申し訳ありません。」
ということを告げましょう。

その日の午後ぐらいに、明日は出社できそうなのか、まだ安静が必要なのかということを連絡しておくと尚良いですね。

 

体調不良をメールで連絡するルールがあるのなら


体調不良をメールで連絡するルールがあるのなら
その会社の社風やルールによっては、欠勤の連絡はメールでも構わないという会社もあるでしょう。そういった場合は、その会社のルールに従いましょう。

PCへのメールの場合、上司が出社する時間帯にはメールが届いている状態であればよいので、朝早くても問題ありませんが、上司の携帯への連絡であれば、朝早すぎるメールも迷惑かもしれません。朝7時以降、上司の出社時間の間くらいで送信すると良いでしょう。

メールの件名は「本日の欠勤について」など、一目で用件が分かるようにし、本文には体調不良で欠勤する旨と、やりかけの引継が必要な仕事があれば、引継についても記載しておきましょう。

また、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」という一言も忘れずに。

 

生理痛で会社に行けない場合は・・・


生理痛で会社に行けない場合は・・・
女性ならではのデリケートな問題ですね。会社によっては生理休暇の制度自体が無かったり、上司が男性の場合には言い出しにくかったり、女性同士でも症状に個人差が大きいので理解されないこともあります。

「人に知られたくない」「生理ぐらいで休むなんて甘えていると思われそう」といった理由で、生理休暇ではなく、体調不良として休みを取るケースも多いようです。

重い症状になる頻度が少ないのであれば、生理痛ということは伏せて「体調不良」としてしまった方が、余計な詮索もされずに済むので気が楽だ、ということもあります。ですが、毎月のように辛い症状が出るのであれば、きちんと上司に相談しておいた方がいいでしょう。

事情を分かっておいてもらうことで、その時期の仕事量を調整できるかもしれませんし、婦人科への通院や生理痛での休みも取得しやすくなります。

 

 

プライベートな用事で休む時のオススメの言い訳


実家や友人の引越しの手伝い」
本来、有給休暇は労働者の権利であり、会社のルールに従って事前申請すれば、特に理由が必要なわけではありません。ですが、会社によってはなかなか有給休暇が取りにくく、「私用」では許可してもらえず、詳細な理由が必要なこともあるようです。

そんな時に使える、誰もが納得してくれる理由をいくつかご紹介しますので、有給休暇の取得がしづらい方は使ってみて下さい。

たとえば、「法事」や「結婚式」などは定番ですね。ですが頻度が多いと不自然ですし、平日に開催されることも少ないので、そう何度も使えないかもしれません。

「家の工事・点検の立会い」

「町内会の会合」

「免許更新」

「父母(祖父母)の介護」

「実家や友人の引越しの手伝い」

などの理由をランダムに使ってみてはいかがでしょうか?

本来は正当な権利ですから堂々と取得して良いものなのですが、認められにくい職場であれば、「ご迷惑おかけして申し訳ありません」という態度で申請することで、上司も断りにくくなるのではないでしょうか。

また、突発的な家族や恋人の病気やトラブル、ペットの病気など、事前に申請できない急なこともあります。家族の病気などは理解が得やすいので、自分自身の体調不良と同じように当日の連絡で「家族の病気で」と理由を告げても問題ないでしょう。

ですが、恋人やペットが理由だと微妙なところ。

正直に理由を言っても理解してもらえず、「会社をなめてるのか」と反感を買う恐れもあります。正直に理由を言うのではなく、自分自身の「体調不良」とでもしておいた方が無難です。

 

ずる休みの言い訳


ずる休みの言い訳
本来ずる休みはするべきではありませんが、どうしても今日は会社を休みたい、ということもあるでしょう。

できれば事前に有給申請して堂々と休むのが健全ですが、メンタル面が不調なとき、休むほどではなくても体が疲れているとき、寝坊してしまったっとき、当日急にずる休みしたくなることもあるでしょう。

突発的なずる休みの場合、使いやすい言い訳は「体調不良」です。ずる休みの場合連絡はしにくいものですが、上司や同僚の迷惑を最小限に抑えるためにも、連絡は出来るだけ早めに、直接上司に行いましょう。

仲の良い同僚に伝言を頼んだり、普段は電話連絡するのに今回に限ってメール連絡にしたりすると怪しさ満載で、引継などで上司に迷惑をかけることにもなりかねません。普段の病欠時と同じように連絡するのがポイントです。

 

今日のまとめ

メールだけで大丈夫?いきなり会社を休むときの理由の伝え方

いかがでしたか。いずれにせよ、会社を休むということは、誰かがあなたの代わりをしてくれるということ。

もちろんあなたも他の人が休んでいる時にそうしているので、お互い様ではあるのですが、「迷惑をかけて申し訳ない」「フォローしてくれてありがとう」という気持ちを忘れずに伝えることが重要です。

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